Die Beteiligung aller Akteurinnen und Akteure ist der Schlüssel zum Erfolg.

Die Öffentlichkeit, alle Behörden und Träger öffentlicher Belange (§ 7 Abs. 1 WPG) sollen frühzeitig und fortlaufend beteiligt werden. Dazu zählen nach § 7 Abs. 2 WPG:

• alle Betreiber eines Energieversorgungsnetzes, das sich innerhalb des beplanten Gebiets befindet,
• alle Betreiber eines Wärmenetzes, das sich innerhalb des beplanten Gebiets befindet oder daran angrenzt, 
• jede natürliche oder juristische Person, die als zukünftiger Betreiber eines Energieversorgungsnetzes oder eines Wärmenetzes innerhalb des beplanten Gebiets absehbar in Betracht kommt oder sich dafür angeboten hat,
• weitere Gemeinden oder Gemeindeverbände, die im Rahmen der jeweiligen KWP beplant werden.

Wir empfehlen Ihnen darüber hinaus, noch weitere Akteurinnen und Akteure, wie Wärme-Großverbraucher, angrenzende Gemeinden, Erneuerbare-Energie-Gemeinschaften oder die Wohnungswirtschaft (vgl. § 7 Abs. 3 WPG), zu beteiligen. 

Der gesamte Prozess der KWP muss transparent sein. Wir empfehlen, den Fortschritt des Planungsprozesses transparent darzustellen und die (Zwischen-)Ergebnisse auch für Bürgerinnen und Bürger nachvollziehbar zu erläutern. Grundlage für die Information der Öffentlichkeit, Träger öffentlicher Belange, etc. bildet § 13 WPG. Demnach sind die planungsverantwortlichen Stellen, zuallermeist also die Kommunen, verpflichtet, die Öffentlichkeit über den Beschluss zur Durchführung einer Wärmeplanung zu informieren. Im weiteren Verlauf des Planungsprozesses sollen die Ergebnisse der Eignungsprüfung und der Bestands- und Potenzialanalyse von allen interessierten Personen und Akteurinnen und Akteuren eingesehen werden können. Auch der Entwurf des Zielszenarios, die Einteilung der voraussichtlichen Wärmeversorgungsgebiete, die Wärmeversorgungsarten für das Zieljahr und die Umsetzungsstrategie sollen einsehbar sein. Zudem sollen hierzu auch Stellungnahmen abgegeben werden können (§ 13 WPG). 

Gemeinden mit mehr als 45.000 Einwohnerinnen und Einwohnern müssen nach § 21 WPG die Rolle von Erneuerbare-Energie-Gemeinschaften (gemäß Art. 2 Satz 2 Nr. 16 der Richtlinie (EU) 2018/2001) bewerten. Dazu gehören auch Initiativen, die Projekte zur Wärmeversorgung vorantreiben, beispielsweise Wärmegenossenschaften. 

Wählen Sie in Ihrer Verwaltung eine Projektleitung, bestehend aus einer einzelnen Person oder einem Team, in dem die Aufgaben klar verteilt sind. Diese Personen haben „den Hut auf“ und koordinieren die Zusammenarbeit aller Dienstleistungsunternehmen sowie Akteurinnen und Akteure.

Kernkompetenzen der Personen der Projektleitung sind optimalerweise:

• eine hohe Qualifikation und/oder viel Erfahrung in den Bereichen Planung und/oder Energie,
• eine hohe Kommunikationskompetenz, sowohl im Hinblick auf die Prozesse in der Verwaltung als auch mit den externen Dienstleistenden sowie externen Akteurinnen und Akteuren, 
• eine hohe Durchsetzungskraft und ein gutes Standing in der Verwaltung, 
• eine gute Vernetzung und ein regelmäßiger Zugang zu den Entscheidungsträgerinnen und Entscheidungsträgern. 

Wenn Sie die passenden Menschen für diese Aufgabe gefunden haben, sollten Sie deren Verantwortung und Zuständigkeit genau benennen. Und zwar unabhängig davon, ob Sie die KWP im Ressort Planung, Klimaschutz oder in einem anderen Bereich Ihrer Verwaltung angesiedelt haben.

Aufgaben der Projektleitung sind:

• die interne Prozessorganisation,
• die Zusammenarbeit in der Verwaltung und mit den externen Akteurinnen und Akteuren,
• die Koordination der Gremien, Arbeitsgruppen und der Beteiligungsformate einschließlich der Dokumentation. 

Für alle Aufgaben können Sie sich auch Hilfe bei externen Dienstleistenden holen.

Mehr zur Rolle der KWP-Projektleitung im KWW-Leitfaden Akteursbeteiligung auf S. 22.

Grundsätzlich gilt: Im Prozess der KWP haben Sie als Gemeinde oder Kommunalverwaltung das Zepter in der Hand. Das gilt unabhängig davon, ob Sie die KWP selbst erstellen oder beispielsweise, ganz oder in Teilen, ein externes Planungsbüro damit beauftragen.

Welche Aufgaben die Dienstleistenden übernehmen, legen Sie in der Leistungsbeschreibung der Ausschreibung fest. In der Regel sind das alle Schritte der KWP (Abschnitt 4 WPG) ab der Eignungsprüfung bis zur Umsetzungsstrategie. Je nach Größe der Kommune, der Anzahl der Akteurinnen und Akteure und deren Ziele entscheidet die Projektleitung, ob das Dienstleistungsunternehmen darüber hinaus weitere Aufgaben in der Akteursbeteiligung oder im Projektmanagement übernimmt.

Mehr zur Rolle der KWP-Projektleitung finden Sie im KWW-Leitfaden Akteursbeteiligung auf S. 22.

Die Steuerungsgruppe ist ein Gremium aus Akteurinnen und Akteuren, das die KWP aktiv mitgestaltet und koordiniert. Je nach Gemeinde nennt sich dieses Gremium auch Projektgruppe oder Steuerungskreis. Das Gremium kann grundsätzliche Entscheidungen für die KWP treffen. Die Organisation bzw. das Management der Steuerungsgruppe liegt in der Regel bei der Projektleitung oder bei einem erfahrenen externen Dienstleistenden.

Die Zusammensetzung der Steuerungsgruppe unterscheidet sich von Kommune zu Kommune und ergibt sich aus der Akteursanalyse (siehe ↗ Kapitel 4.2 Leitfaden Akteursbeteiligung). Maßgeblich sind die Größe der Kommune und das fachliche Know-how vor Ort.

Die Praxis zeigt: Die Steuerungsgruppe besteht in der Regel aus Mitarbeitenden verschiedener Verwaltungseinheiten. Die Einbindung des Stadtplanungsamts/Bauamts ist besonders wichtig, da im Wärmeplan Maßnahmen zur strategisch-räumlichen Flächensicherung zu treffen sind. Ebenso einzubinden sind Umweltamt, Klimaschutzstelle, Tiefbauamt, Hochbauamt/Liegenschaftsamt sowie bei einzelnen Fragen die Kämmerei, die Wirtschaftsförderung, das zuständige Katasteramt, die Bauordnungsbehörde (teilweise auf Landkreisebene) und die Fachstelle zu sozialen Fragen der Stadtentwicklung.

Neben Akteuren der Kommunalverwaltung können auch externe Fachakteure einbezogen werden. Eine intensive Einbindung des lokalen Stadtwerkes ist sehr zu empfehlen, da die Stadtwerke meist maßgeblich die spätere Umsetzung der KWP voranbringen. Dies bietet den Vorteil, dass ausgewiesene energiewirtschaftliche Fachkompetenzen als auch Kapazitäten in der Umsetzung in die Steuerungsgruppe integriert werden können. Dabei ist zu bedenken, dass diese Unternehmen unabhängig von ihrer Eigentümerstruktur (öffentlich vs. privat) eigene geschäftliche Interessen haben, die nicht in jedem Fall den Interessen der Kommune entsprechen.

Mehr zur Rolle der Steuerungsgruppe finden Sie im KWW-Leitfaden Akteursbeteiligung auf S. 22-23.

Eine Facharbeitsgruppe erfüllt eine fachlich beratende und unterstützende Funktion mit dem Schwerpunkt auf Klärung konkreter (technischer) Sachverhalte. Diese Gruppe kann auch nur für einzelne/bestimmte Phasen bestehen. Sie setzt sich generell aus verschiedenen Fachakteuren zusammen – Aufschluss gibt die Akteursanalyse (siehe ↗ Kapitel 4.1.2 und ↗ 4.2 Leitfaden Akteursbeteiligung). Die Facharbeitsgruppe umfasst in der Regel vor allem Träger öffentlicher Belange (§ 7 Abs. 1 WPG), Fachakteure nach § 7 Abs. 2 und 3 WPG und lokal tätige Energieversorgungsunternehmen (vorrangig Wärme-, Gas- und Stromnetzbetreiber), Großverbraucher sowie Produzenten von unvermeidbarer Abwärme. Weitere Akteure und ihre Rolle können ausführlich dem ↗ Abschnitt 4.1.2 entnommen werden.

Mehr zur Rolle der Facharbeitsgruppen finden Sie im KWW-Leitfaden Akteursbeteiligung auf S. 23.
 

In größeren Kommunen empfiehlt es sich aufgrund der Größe und Komplexität der Verwaltung, die zentralen Leitungsebenen bzw. -personen innerhalb der Kommunalverwaltung über eine Lenkungsgruppe einzubinden. Dazu gehören zusammen mit der Bürgermeisterin bzw. dem Bürgermeister u. a. Leitungen der Dezernate sowie Verantwortliche aus den wichtigsten Ämtern/Fachbereichen. Diese Lenkungsgruppe wird strategisch aus prozessualen und politischen Gründen eingebunden, da sie einen Schulterschluss zwischen den Akteuren herstellt und für eine abgestimmte Zusammenarbeit sorgt. In größeren Kommunen existiert bereits häufig ein solches Gremium auf Ebene der Amtsleitungen, welches regelmäßig tagt. Andernfalls ist es ratsam, eine Lenkungsgruppe einzurichten. Die inhaltliche Zuarbeit und Koordination erfolgt durch die Projektleitung.

Bei der interkommunalen Zusammenarbeit (Konvoi) empfiehlt sich, immer eine sogenannte interkommunale Lenkungsgruppe einzurichten, die sich nur aus den Bürgermeisterinnen und Bürgermeistern u. a. aller Gemeinden des Konvois zusammensetzt. Dadurch wird sichergestellt, dass die kommunalen Belange und Perspektiven jeder Einzelkommune fortwährend repräsentiert sind und ein gemeinsames Zielbild verfolgt wird. Diese Lenkungsgruppe trifft sich vor allem zu strategischen Entscheidungen und berät zu zentralen Beschlüssen.

Mehr zur Rolle der (Interkommunalen) Lenkungsgruppe finden Sie im KWW-Leitfaden Akteursbeteiligung auf S. 23-24.
 

Auch die Gründung eines Beirats ist eine Option. Er begleitet die KWP und gibt Anregungen und Empfehlungen. Seine Mitglieder sind in der Regel nicht aktiv in den unmittelbaren Planungsprozess eingebunden. Dennoch können sie als wichtige Multiplikatoren in ihre Vereinigungen, Verbände und Organisationen wirken und dort für mehr Transparenz und Akzeptanz der KWP sorgen. Wenn es um die Umsetzung des Plans geht, können Mitglieder aus dem Beirat eine tragende Rolle einnehmen. Die Mitglieder des Beirats bestehen in der Regel aus Akteuren, deren Input zur KWP wertvoll erscheint, die aber nicht mit Entscheidungskompetenz in den Prozess der KWP involviert sind. Hier sind häufig Landes- oder regionale Energieagenturen, Industrie-, Handels- und Handwerkskammern (wenn sie nicht in die Facharbeitsgruppenarbeit eingebunden sind), Universitäten und Hochschulen sowie Nichtregierungsorganisationen (NRO) vertreten. Neben diesen regulären Mitgliedern können auch Vertreterinnen und Vertreter aus Politik und Verwaltung der Kommune eingebunden werden, um die kommunale Perspektive mit den Ansichten der anderen Akteure zusammenzubringen.

Mehr zur Rolle des Beirats finden Sie im KWW-Leitfaden Akteursbeteiligung auf S. 24

(Ober-)Bürgermeisterinnen und (Ober-)Bürgermeister sind wichtige Bindeglieder auf dem Weg zur KWP. Ihre Unterstützung und die des parlamentarischen Organs ist für die KWP unbedingt erforderlich. Ihr Einfluss auf die verschiedenen Akteurinnen und Akteure innerhalb und außerhalb der Verwaltung ist von sehr großer Bedeutung. Sie sind Botschafter für eine CO₂-neutrale, ökonomisch sinnvolle Wärmeversorgung, die die wirtschaftliche Struktur Ihrer Gemeinde stärkt und die Energiewende voranbringt. Gleichzeitig haben Sie die Verteilung der dafür vorgesehenen Mittel im Blick. Daher sollten Sie diese Akteurinnen und Akteure unbedingt bereits ab der Vorbereitungsphase der KWP einbinden.

Die Prozessstrukturen, die Sie mit der KWP schaffen, können Sie in Zukunft auch für andere Klimaschutzmaßnahmen verwenden und damit interne Abläufe effektiver und effizienter gestalten. Bestenfalls existieren solche Strukturen bereits, die Sie nun ihrerseits für die KWP nutzen können. 
 

Die Zusammenarbeit mit diesem Fachbereich ist immens wichtig, denn dieser:

• regelt die Flächennutzung und -sicherung und legt beispielsweise den Flächenbedarf für erneuerbare Energien fest. Außerdem kennt er alle Bauleit-, Regional-, Landschafts- und Grünordnungsplanungen, 
• überwacht die Lebensqualität in der Stadt und die Treibhausgasreduktion bei der Wärmeversorgung,
• formuliert übergreifend stadtpolitische Ziele und Handlungsansätze, 
• integriert Bereiche der Vermessung/Kataster, Geoinformation und Stadtentwicklung und regelt Energiekonzepte in den Quartieren. 

Der Fachbereich Planung und Stadtentwicklung hat Zugang zum Amtlichen Liegenschaftskatasterinformationssystem (ALKIS) und zu allen Geoinformationsdaten. In den meisten Fällen haben dessen Mitarbeitende Erfahrung mit jeglichen Beteiligungsformaten und in der Öffentlichkeitsarbeit. Wir raten Ihnen aus allen genannten Gründen, die Projektleitung in diesem Fachbereich zu suchen.
 

Die Überschneidungen zwischen diesem Bereich und den Aufgaben aus der KWP liegen beispielsweise in den Themen Ausbau der erneuerbaren Energien, Energieeinsparpotenziale und Vernetzung. Beide Seiten arbeiten dabei mit ähnlichen Daten, etwa zum kommunalen Energieverbrauch oder CO₂-Bilanzierungen, und haben ähnliche Beratungsangebote und Fördermittelverfahren. Aufgrund der vielen Synergien ist es sinnvoll, mindestens eine Person des Bereichs in der KWP-Projektleitung zu beteiligen oder die Projektleitung hier zu akquirieren. 

Dieser Fachbereich entscheidet über die energetischen Baumaßnahmen in der Gemeinde und besteht meist aus den Ämtern für Hoch- und Tiefbau sowie Gebäudemanagement. Er überwacht die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen. Eine frühe Beteiligung bei der KWP ist empfehlenswert, vor allem für die Verzahnung des Kommunalen Wärmeplans mit anderen Infrastrukturprojekten.

Zudem wird in manchen dieser Fachbereiche ein Verbrauchscontrolling der kommunalen Liegenschaften durchgeführt. Kommunale Gebäude können im weiteren Prozess als Ankerkunden für den Bau von Wärmenetzen genutzt werden. Darüber hinaus werden hier oft auch Informationen zur Abwasserinfrastruktur erhoben, die eventuell als erneuerbare Wärmequelle durch Wärmepumpen infrage kommt. Auch hier kann die Projektleitung der KWP angesiedelt werden.
 

Dieser Fachbereich untersucht für die KWP die Umweltauswirkungen von Bauvorhaben in folgenden Punkten:

• Naturschutz
• ausgewiesene Flora-Fauna-Habitat-Gebiete (FFH)
• Grundwasser- und Gewässerschutz
• Bodenmanagement
• Hochwasserschutz 
• Baumbestand
• Stadtklimauntersuchungen

Je nach lokalen Bedingungen und zeitlichem Verlauf der KWP sind eventuell weitere Akteurinnen und Akteure innerhalb der Gemeinde bzw. Kommunalverwaltung für Ihre KWP relevant, z. B. das Denkmalamt oder auch städtische Entwicklungsträger bzw. -gesellschaften. 
 

Die Energieversorgungsunternehmen (EVU) erzeugen, verteilen und vertreiben Energie. Folgende drei Unternehmensformen werden unterschieden.

• Energieerzeuger wandeln Wind-, Wasser- und Sonnenenergie, fossile Brennstoffe oder Kernenergie in nutzbare Energie um, unter anderem in Wärmeenergie.
• Verteilnetzbetreiber betreiben und warten die Infrastruktur und verteilen die Energie. 
• Vertriebsunternehmen verkaufen und liefern den Endkunden Energie. 

In den Kommunen sind oft die Stadtwerke für die Grundversorgung verantwortlich. Sie sind Schlüsselstellen für die Erstellung und Umsetzung der KWP. Binden Sie sie frühzeitig ein. Die EVU können wichtige Informationen zu Fernwärmeleitungen, Wärmeverbräuchen, Erdgasinfrastruktur und Wärmeerzeugungsanlagen beitragen. Falls die EVU Ihrer Kommune bereits einen Transformationsplan haben, nutzen Sie ihn. Als reiner Wärmenetzplan ist er zwar nicht so ausführlich wie die KWP, liefert aber wichtige Details. 

Für die EVU ist die Umstellung der Wärmeversorgung Risiko und Chance gleichermaßen. Neue Anlagen bedeuten für sie hohe Investitionen und langfristige Abschreibungen, weshalb sie vor allem daran interessiert sind, die vorhandene Infrastruktur möglichst lange zu nutzen. Andererseits können sich die EVU durch den Umbau der Wärmenetze neue Geschäftsfelder erschließen.

Ist in Ihrer Kommune kein Wärmenetzbetreiber vorhanden, gehört es zu einer wichtigen Aufgabe während des Planerstellungsprozesses, zu überlegen, ob ein privater oder ein kommunaler Akteur für ein geplantes Wärmenetz gewünscht ist. Basierend darauf sollten Schritte erfolgen, um diesen aufzubauen oder einzubinden, sodass mit der Entwicklung der Maßnahmen auch klar ist, welcher Akteur diese umsetzen kann.

Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) unterstützt mit der Bundesförderung für effiziente Wärmenetze (BEW) Wärmenetzbetreiber darin, in den Ausbau von Wärmenetzen mit einem hohen Anteil erneuerbarer Energien im Neubau zu investieren und vorhandene Netze zu dekarbonisieren. Das fördert eine nachhaltige Wärmeversorgung. Die Transformationspläne der Energieunternehmen zeigen, welche technischen und wirtschaftlichen Veränderungen nötig sind, um die heutigen Wärmenetzsysteme bis zum Jahr 2045 in treibhausgasneutrale Wärmenetzsysteme umzuwandeln. Machbarkeitsstudien untersuchen dabei die Umsetzbarkeit und Wirtschaftlichkeit eines neuen Wärmenetzes, das vorrangig auf erneuerbare Wärmeerzeugung setzt.

Drei Gruppen spielen dabei eine Rolle:

• kommunale Wohnungsgesellschaften 
• Wohnungs(bau)genossenschaften
• kommerzielle Wohnungsunternehmen 

Wohnungs(bau)genossenschaften und kommunale Wohnungsgesellschaften haben einen Einfluss auf die Sozialverträglichkeit und Stabilität der Mietpreise in Ihrer Gemeinde. Wenn diese einen hohen Wärmebedarf haben, binden Sie sie frühzeitig in die KWP ein.

Kommerzielle Wohnungsunternehmen sind gegebenenfalls aufgrund der Vielzahl ihrer Wohnungen wichtige Akteurinnen und Akteure. In Bezug auf die KWP sind sie an langfristig kostenneutralen Investitionen interessiert. Vor allem die Entwicklung neuer Geschäftsfelder wie Projektgesellschaften zur Energieversorgung machen die KWP für gewerbliche Vermieterinnen und Vermieter attraktiv. 

Diese Akteurinnen und Akteure sollten Sie frühzeitig in die KWP einbinden. Denn ein hoher Energieverbrauch bietet auch ein hohes Einsparpotenzial für Treibhausgase (THG). Die Herausforderung dieser Gruppe liegt darin, dass mit den Energiepreisen auch deren Produktionskosten steigen. Dem können Sie entgegenwirken, wenn Sie beispielsweise unvermeidbare Abwärme noch intensiver nutzen oder weiterverkaufen. 

Diese Gruppe können Sie in Anhörungen, Informationsveranstaltungen, Umfragen, auf Online-Plattformen, auf alle Fälle aber in Ihrer Öffentlichkeitsarbeit einbinden. Die Bürgerinnen und Bürger sollten Sie bereits in der Vorbereitung über die KWP informieren. Das sorgt für Transparenz und Akzeptanz. 

Ökologische Faktoren stehen im Mittelpunkt dieser Akteursgruppen. Außerdem sind sie an sozialverträglichen Energiepreisen interessiert. Nutzen Sie ihre lokale Expertise in Facharbeitsgruppen und informieren Sie sie über die Öffentlichkeitsarbeit.

Nutzen Sie die Informationen dieser Akteurinnen und Akteure für Ihre Bestandsanalyse in der Vorbereitungsphase der KWP. Bei allen Gebäuden, die einen Schornstein haben, kennen sie das Alter, die thermische Leistung und den Brennstoff der Anlagen. Auskunftspflichtig nach § 11 WPG sind Bezirksschornsteinfegerinnen und -feger allerdings nur, wenn es in Ihrem Bundesland bereits ein Landesgesetz gibt, in dem die planungsverantwortliche Stelle für die KWP definiert ist. 

• Energiegenossenschaften 
• Forschungs- und Bildungseinrichtungen 
• Gewerbe, Handel, Dienstleistungen
• Handwerk
• Hauseigentümerinnen und -eigentümer
• Interessenvertretungen
• Kommunale Unternehmen
• Land- und Forstwirtschaft