Die Koordination der KWP liegt in den Händen der Kommune. Sie steuert den gesamten Prozess und holt sich dafür Unterstützung von externen Dienstleisterinnen und Dienstleistern.

Damit Ihre Kommunale Wärmeplanung gelingt, brauchen Sie die politische Unterstützung der höchsten Ebene. Binden Sie von Anfang an kommunal- und landespolitische Organe in den Prozess ein.

Binden Sie wenn möglich Ihre Nachbargemeinden und den Landkreis in Ihre KWP ein. Nutzen Sie dabei die Erfahrungen anderer Gemeinden, die der Ihren an Größe und Struktur ähneln.

Sprechen Sie von Anfang an mit den Akteurinnen und Akteuren, die für Ihre KWP wichtig sind. Im Dialog erfahren Sie mehr darüber, was sie denken und was sie brauchen. Mehr zur Akteursanalyse erfahren Sie im Leitfaden Akteursbeteiligung oder hier. 

Holen Sie alle Akteurinnen und Akteure schon direkt zu Beginn an Bord. Das erleichtert Ihnen die Vorbereitung und Planung der KWP. Außerdem spart es sehr viel Zeit und Arbeit und schafft Vertrauen und Akzeptanz. 

Informieren Sie die Öffentlichkeit direkt zu Beginn und dann regelmäßig über die Entwicklung der KWP. Bestenfalls hilft eine breite Beteiligung der Bürgerschaft, die Qualität der Wärmeplanung zu steigern.

Die Projektleitung muss eine Einzelperson oder ein fachübergreifendes Kernteam in Ihrer Kommunalverwaltung übernehmen. In dieser fachlich qualifizierten, kommunikationsstarken und gut vernetzten Schaltzentrale laufen alle Aufgaben der KWP zusammen.

Orientieren Sie sich an den Ergebnissen unserer jährlichen KWW-Kommunenbefragung oder tauschen Sie sich mit den Energieagenturen und Kommunen in Ihrem Bundesland aus. 

Sind Sie zur KWP verpflichtet? Dann beantragen Sie Zuschüsse. Sind Sie noch nicht verpflichtet, informieren Sie sich über eventuelle Förderprogramme in unserer KWW-Bundesländer-Übersicht. 
 
 

Lässt Ihre Kommune die KWP ganz oder in Teilen von einem externen Dienstleistungsunternehmen erstellen, müssen Sie den Auftrag ausschreiben. Nutzen Sie für die Bewertung und den Vergleich der Angebote neben dem Preis auch qualitative Kriterien.

Anlagen zur Wärmeerzeugung und Wärmespeicher für große Wärmenetze brauchen viel Platz. Da ergibt eine gemeinsame Wärmeplanung mehrerer Kommunen Sinn. Partnerschaften zwischen Städten und angrenzenden ländlichen Kommunen könnten den Flächendruck entlasten, der durch verschiedene Nutzungsansprüche entsteht. Andere Erfahrungen, z. B. des Landkreises Lörrach zeigen aber auch, dass die Zusammenarbeit leichter sein kann, wenn die Gemeinden möglichst homogen in Größe und Struktur sind. Mit einer interkommunalen Wärmeplanung lässt es sich vermeiden, begrenzte erneuerbare Wärme- und unvermeidbare Abwärmequellen zu überplanen, also mehr Potenzial anzunehmen, als sie besitzen. Außerdem macht ein Verbund es leichter, Flächen für Windkraft, Tiefengeothermie und Freiflächen-Solarthermie zu erschließen und zu nutzen oder gemeinsam geeignete Betreibermodelle für Wärmenetze aufzustellen. 

Wenn Kommunen ihre Kräfte bündeln, können sie gemeinsam Fachpersonal akquirieren und finanzieren. Die KWW-Kommunenbefragung 2023 hat gezeigt, dass die Kosten pro Einwohnerin und Einwohner sinken, wenn die Gemeinde oder der Gemeindeverbund größer wird. Ein klares Plus für einen Zusammenschluss.

Bei der Zusammenstellung des Verbunds ist zu beachten, dass in der interkommunalen Wärmeplanung mehr Zeit für die Koordination aller Akteurinnen und Akteure eingeplant werden muss. Wir empfehlen deshalb eine Verbund-Größe von bis zu 10 Gemeinden. Alles darüber hinaus steigert unserer Erfahrung nach den Koordinationsaufwand der KWP erheblich. 

Prüfen Sie, ob Strukturen der Zusammenarbeit bestehen, an die Sie mit der interkommunalen Wärmeplanung anknüpfen können. Das können beispielsweise Klimaschutzkonzepte oder Wärmekataster in Ihrer Kreisverwaltung sein. Dazu gehören aber auch Verwaltungsgemeinschaften (z. B. Samtgemeinden, Ämter), gemeindeübergreifende Versorgungsgebiete (z. B. das über eine Gemeinde hinausgehende Einzugsgebiet eines Energieversorgers) oder gemeindeübergreifende Projekte (z. B. Breitbandausbau).

Egal ob Sie mit Ihren Nachbargemeinden zusammenarbeiten oder nicht: Vernetzen Sie sich auf jeden Fall und tauschen Sie mit ihnen Informationen aus. Kontaktieren Sie außerdem frühzeitig Landes- und regionale Energieagenturen und Klimaschutznetzwerke. Die für Sie zuständige Landesenergieagentur finden Sie in der Bundesländerübersicht. 

Ob Sie einen Auftrag an externe Dienstleisterinnen und Dienstleister national oder europaweit ausschreiben müssen, hängt von der Höhe des Auftragswertes ab. Dafür müssen Sie die Kosten objektiv und nachvollziehbar im Vorfeld schätzen. Sie können sich dabei an den Zahlen aus der KWW-Kommunenbefragung, an den Erfahrungen anderer Gemeinden oder künftig an den Konnexitätszahlungen der Bundesländer orientieren. Den Auftragswert können Sie reduzieren, indem Sie bestimmte Aufgaben selbst übernehmen oder schon erbrachte Vorarbeiten bei der Schätzung berücksichtigen. 
 

Wie alle öffentlichen Aufträge muss die KWP im Sinne eines Wettbewerbs offen und transparent vergeben werden. Es gelten die Prinzipien der Gleichbehandlung, Verhältnismäßigkeit und Wirtschaftlichkeit. Das Angebot mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis bekommt den Zuschlag.

Das Leistungsverzeichnis ist das Herz der Ausschreibung. Es muss eindeutig, verständlich und umfassend formuliert sein. Es konkretisiert die Leistungsbestandteile sowie die zeitliche Abfolge und Terminierung der Leistungen und macht somit die eingehenden Angebote transparent und vergleichbar. Das KWW stellt den Kommunen zwei Versionen eines Musterleistungsverzeichnisses (kurz MLV) einschließlich einer Handreichung zur Verfügung: 

1. Kommunen, die bereits eine Förderzusage zur Impulsförderung nach Kommunalrichtlinie über den Förderschwerpunkt 4.1.11, Erstellung einer kommunalen Wärmeplanung im Rahmen der Nationalen Klimaschutzinitiative (NKI) erhalten haben oder noch erhalten werden (Achtung: ab dem 04. Dezember 2024 werden keine neuen Anträge mehr angenommen, sondern nur noch zuvor eingegangene Anträge geprüft und ggf. bewilligt), können das KWW-Musterleistungsverzeichnis MLV (NKI) nutzen. Das Musterleistungsverzeichnis listet die gemäß den Anforderungen des NKI-Förderprogramms notwendigen Inhalte und konkretisiert die Leistungsbestandteile. Ziel dieses Unterstützungsinstrumentes ist es, Kommunen die Ausschreibung von Dienstleistungen für die KWP zu erleichtern und so die Prozesse zu beschleunigen. Das KWW-MLV (NKI) leistet somit einen Beitrag, den Projektzeitraum insgesamt zu verkürzen und damit zeitliche Überschneidungen mit der zukünftig gültigen landesrechtlichen Regelung zu verringern.
2. Das KWW-Musterleistungsverzeichnis (WPG) ist eine Ausdifferenzierung der im Gesetz für die Wärmeplanung und zur Dekarbonisierung der Wärmenetze (Wärmeplanungsgesetz, kurz: WPG), das zum 1. Januar 2024 in Kraft getreten ist, verankerten Anforderungen. Es ist eine Orientierungsmöglichkeit für alle Kommunen, die auf Basis der im Wärmeplanungsgesetz beschriebenen Leistungen einen Kommunalen Wärmeplan erstellen. Dabei ist zu bedenken, dass das WPG noch in Landesrecht übersetzt wird und bestimmte Anforderungen an die KWP erst dadurch definiert werden. Das KWW-MLV (WPG) muss deshalb ggf. um einzelne Leistungsbausteine, die sich aus dem Landesrecht ergeben, ergänzt werden.

Das wirtschaftlichste Angebot, also das mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis, bekommt den Zuschlag. Damit Sie nicht nur auf Grundlage des Preises, sondern auch der Qualität entscheiden können, brauchen Sie Zuschlagskriterien für diesen Prozess. Diese Kriterien können beispielsweise sein:

• Aufbau
• Methodik und deren Nachvollziehbarkeit 
• Ablauf und Zeitplanung
• Beteiligungskonzept
• Organisation und Qualifikation

Weitere Eignungskriterien können sein:

• Referenzen des Unternehmens sowie Erfahrung des Dienstleistungsunternehmens in der Kommunalen Wärmeplanung oder vergleichbaren Planungen

Aus der Praxis: Der Landkreis Lörrach hat bei seiner Ausschreibung einen sehr umfassenden Kriterienkatalog verwendet. Dieser ist hier ohne rechtliche Bewertung durch das KWW dargestellt.

Im Dienstleisterverzeichnis des KWW können Sie Unternehmen in Ihrer Umgebung nach ihren Leistungsspektren filtern.